Анализ образовательных процессов позволил Университету Алабамы принимать более взвешенные решения

Если в университете учится 38 000 студентов, обработка их данных становится весьма сложной задачей. Отдел исследований и оценки организационной работы в университете Алабамы активно сотрудничает с руководством, чтобы убедиться в том, что данные используются максимально эффективно, позволяя студентам успешно учиться, а университету — процветать.

Недавно мы говорили с Лорном Каффелом (Lorne Kuffel), исполнительным директором отдела исследований и оценки организационной работы, о том, как его команда использует аналитику и визуализацию данных в образовательной среде.

Какие функции выполняет отдел и каковы результаты его работы для университета Алабамы?

Лорн Каффел: Мы формируем официальные данные о зачислении студентов и отчеты по персоналу, и все эти данные передаются соответствующим региональным и федеральным органам. Кроме того, мы проводим глубокий внутренний анализ на основе данных, чтобы отслеживать общий уровень работы университета.

Наше подразделение отслеживает процент абитуриентов, успешно завершивших обучение, а также процент проваливших экзамены и прекративших обучение студентов в разбивке по различным учебным курсам. Мы также анализируем сведения о сроках обучения в аспирантуре, загрузке преподавательского состава и заработной плате в сравнении с аналогичными данными по другим учебным заведениям. И наконец, мы ежегодно получаем от 500 до 600 запросов о предоставлении информации, которые мы также стремимся обработать в кратчайшие сроки.

В частности, мы стараемся отвечать на все запросы в течение 10 рабочих дней. Зачастую мы можем справиться с этим и за одни сутки, поскольку многие запросы касаются одной и той же информации. В таких случаях мы просто выбираем нужный отчет, вносим в него небольшие коррективы — и все готово. Владение информацией об организационной работе вместе с опытом нашего отдела в работе с продуктами SAS имеет критически важное значение для своевременного предоставления точной информации, зачастую в сжатые сроки.

Как использование аналитики повлияло на работу вашей команды?

Каффел: Мы начали использовать инструменты аналитики примерно девять лет назад. В то время наши специалисты вручную извлекали информацию, распечатывали ее на бумаге и вносили данные в электронные таблицы, которые и отправлялись в качестве ответа на запросы. Довольно утомительный и долгий процесс.

После внедрения технологий SAS мы смогли избавиться от огромного объема лишней работы. Теперь мы можем извлекать информацию, создавать собственные файлы данных, выполнять их анализ и получать результаты в нужном формате для максимально удобной отправки. В итоге работа над каждым проектом занимает гораздо меньше времени. Если говорить о работе подразделения тогда и сейчас, это просто небо и земля. До внедрения технологий SAS реализация проектов занимала, как правило, от нескольких недель до нескольких месяцев. Сегодня речь идет о нескольких минутах, максимум — нескольких днях. Кроме того, значительно возросли как уровень сложности наших проектов, так и качество нашей работы.

Недавно ваш отдел приобрел решение для визуализации данных, чтобы добавить функции самообслуживания для системы отчетности. Как это повлияло на работу отдела?

Каффел: Мы выбрали решение SAS Visual Analytics, чтобы создавать динамические отчеты для администрации. Можно открыть отчет и выбрать различные данные. Например, просмотреть количество зачисленных человек или количество обучающихся на любом факультете за конкретный период времени, а также отсортировать студентов по школе выпуска, национальности, полу или другим демографическим характеристикам. И результаты будут выводиться также динамически.

Такие отчеты очень удобны для руководства, поскольку теперь есть возможность оценить множество сценариев «что если». А кроме этого, возможность детализировать данные, увидеть реальную картину и определить связанные со студентами закономерности. Можно изучить полученные ими баллы за определенные период, средний академический балл за первый семестр и т. д. Можно легко добавить любые другие параметры и получить динамическую презентацию вместо привычных таблиц и графиков.

Администрация университета теперь может самостоятельно формировать любые необходимые отчеты с любыми параметрами. Это действительно полезная информация для тех, кто занимается подготовкой различных университетских политик.

Как развивается внедрение этих инструментов отчетности?

Каффел: В настоящий момент несколько руководителей — в учебно-методическом отделе, в отделе по работе со студентами, а также в ректорате — используют разработанные нами инструменты отчетности SAS Visual Analytics. Однако количество таких пользователей явно будет увеличиваться, как и объем аналитики.

Например, мы планируем создать информационную панель, на которой будут отображаться данные об эффективности работы ректората. В будущем все семь офисов проректоров будут пользоваться отчетами, созданными данной системой, чтобы продемонстрировать свои успехи в развитии образовательного учреждения, а также результаты своей работы. Единственной сложной задачей для этих специалистов станет разработка системы мер, которую они планируют использовать. После этого моя команда сможет очень быстро создать для них нужные отчеты.

Мы также планируем использовать отчеты SAS Visual Analytics вместо университетских информационных изданий. В них будет содержаться стандартная статическая информация об учебном заведении. В будущем мы стремимся создать обширное, динамически обновляемое представление информации об университете.

Какие преимущества дает использование аналитики студентам Университета Алабамы?

Каффел: Наша конечная цель — предоставить исключительный уровень образовательных услуг для студентов и сопровождать их на всем пути вплоть до выпуска. Поскольку мы создаем большой объем информации о наших образовательных программах, мы можем помочь отделам и кураторам конкретных программ улучшить свои предложения по учебным курсам. Теперь у руководства университета есть гораздо больше возможностей, чтобы выявить тех студентов, которым учеба дается нелегко, и помочь им справиться со сложностями.

Для этого мы планируем разработать ряд сложных процедур моделирования данных, которые позволят фокусироваться на очень маленьких группах учащихся. Мы можем изучить отдельные сообщества, регионы и школы, чтобы понять, какие факторы в школе или колледже могут влиять на успеваемость студентов. Благодаря нашим инструментам аналитики администраторы смогут понять, какие услуги и поддержку какого типа необходимо оказать студентам, чтобы помочь им повысить успеваемость.

Случалось ли вам выявлять какие-либо неожиданные тенденции по результатам анализа?

Каффел: Самой неожиданной, пожалуй, оказалась корреляция между количеством студентов, которые запрашивали выписку об академической успеваемости, и количеством студентов, отчислившихся впоследствии из университета. До использования аналитики мы просто не обращали внимания на такие вещи. Теперь мы понимаем, что когда студент запрашивает выписку о своей академической успеваемости, это своего рода сигнал об опасности, это самый верный признак того, что студент оставит учебу в течение первого курса.

Похоже на простое совпадение, но это очень эффективный метод. Администрация университета может использовать такую информацию, чтобы выявлять студентов, готовых бросить учебу, на самых ранних этапах и помогать им справиться с проблемами.

Каким образом использование инструментов аналитики позволяет преуспеть в других областях, оценить новые возможности?

Каффел: У нас есть возможность изучить ряд других областей. Например, мы хотим узнать, каким способом студенты оплачивают учебу, как это влияет на их успеваемость, как это повлияет на их жизнь после выпуска. Мы также хотим помочь студентам быстрее закончить образование, чтобы повысить количество выпускников после четырехлетнего обучения. Многие студенты берут кредиты на оплату обучения в университете, и мы хотим, чтобы они вышли из наших стен не обремененными слишком большими долгами и получили возможность быстрее начать работать на свое собственное благосостояние.

Все это значительно влияет на качество работы университета и на успеваемость студентов. Я верю, что университет Алабамы сможет многого добиться благодаря этой программе, и с оптимизмом смотрю в будущее.