PZU SA

Kompleksowy system wspomagania sprzedaży.

Informacje o kliencie

Powszechny Zakład Ubezpieczeń SA wchodzi w skład Grupy Kapitałowej PZU SA, która jest jedną z największych instytucji finansowych nie tylko w Polsce, ale i w Europie Środkowo-Wschodniej. PZU SA to największa w Polsce zarówno pod względem liczby klientów, jak i sieci placówek, firma działająca w sektorze ubezpieczeń majątkowych oraz osobowych.

System Wspomagania Sprzedaży oparty na SAS Financial Management oraz SAS Web Report Studio jest podstawowym narzędziem planistycznym i raportującym w Pionie Klienta Masowego. Pozwala nam na elastyczne zarządzanie siłami sprzedaży, nakładanie i rozliczanie celów premiowych podmiotów sprzedaży oraz kompleksowe wsparcie w zakresie bieżącego monitorowania wyników działalności sprzedażowej

Paweł Lewandowski
Kierownik Zespołu Analiz i Narzędzi Wsparcia Sprzedaży
w Biurze Sprzedaży PZU SA

Potrzeba biznesowa

Przy tak rozbudowanej sieci sprzedaży i wzrastającej konkurencji, pojawiła się potrzeba wzmocnienia monitorowania struktury sprzedaży, jej efektywności oraz realizacji nakładanych planów sprzedażowych. Konieczne było również wsparcie narzędziowe już istniejącego procesu planowania sprzedaży. Wdrożenie systemu miało umożliwiać planowanie sprzedaży do poziomu agentów oraz monitorowanie na bieżąco wykonania planu zarówno jednostkom sprzedażowym w terenie, jak i centrali. Wymaganiami dodatkowymi dla systemu było: przyspieszenie całego procesu poprzez jego częściową automatyzację, możliwość przeprowadzania kontroli całego procesu planowania na każdym etapie jego wykonywania oraz elastyczność użytego narzędzia, pozwalająca na przyszłą rozbudowę systemu o nowe obszary i funkcjonalności.

Co zdecydowało o wyborze rozwiązania SAS?

W wyborze narzędzia, które miało być wykorzystane do budowy systemu, uczestniczyli jego przyszli użytkownicy i to oni uznali, że oferowane przez SAS narzędzie jest najbardziej wygodne w obsłudze. Prostotę oraz intuicyjność nawet dla początkujących użytkowników zapewniło wykorzystanie narzędzia MS Excel jako interfejsu do wprowadzania i monitorowania danych. Przyszli użytkownicy docenili również możliwość natychmiastowej konsolidacji danych budżetowych wprowadzanych online na formularzach z pozostałymi danymi, dzięki czemu przed procesem monitorowania nie ma konieczności wykonywania żadnych dodatkowych kroków związanych z integracją danych.

SAS zaoferował w pełni zintegrowane rozwiązanie oparte na dedykowanym narzędziu planistycznym, które dzięki swojej uniwersalności gwarantowało szybkie wdrożenie zdefiniowanego procesu planistycznego. Z kolei elastyczność tego rozwiązania zapewniała możliwość aktualizacji procesu na bieżąco, zgodnie z dynamicznie zachodzącymi zmianami w organizacji oraz rozszerzanie procesu o kolejne obszary i funkcjonalności. Kolejnym atutem okazała się otwarta architektura rozwiązania, która zapewniła łatwy i szybki sposób integracji z istniejącą w towarzystwie ubezpieczeniowym infrastrukturą procesów wspierających, które wymagały automatyzacji.

Jakie cele biznesowe miało zrealizować wdrożone rozwiązanie?

1. Planowanie, monitorowanie oraz analiza danych sprzedażowych
   W pierwszej fazie wdrożenia, system miał umożliwiać nadanie szczegółowych, długoterminowych i krótkoterminowych planów sprzedażowych, monitorowanie wykonania tych planów oraz analizę danych sprzedażowych o wszystkich liniach produktowych w poszczególnych segmentach klienckich i kanałach dystrybucji, aż do poziomu poszczególnego sprzedawcy podmiotu sprzedaży. Aktualizacja danych niezbędnych do monitorowania i analizy danych miała odbywać się codziennie, a planowanie w trybie miesięcznym. Formularze planistyczne miały zawierać dodatkowe dane pomocnicze w procesie planowania takie jak: wykonanie analogicznego okresu roku poprzedniego oraz propozycje alokacji planu (wyliczoną według zadanego algorytmu), która mogła być zaakceptowana bądź zmieniana przez planistę.
2. Planowanie sprzedaży produktów ubezpieczeniowych objętych promocją
   Następnym krokiem w rozwoju systemu było rozszerzenie obszaru planowania i monitorowania sprzedaży o produkty objęte promocjami zarówno jednorazowymi, jak i cyklicznymi. Dodanie tego obszaru miało umożliwić analizę efektywności danej promocji w trybie dziennym, a tym samym poprawić skuteczność tego typu akcji.
3. Nadawanie i rozliczanie celów premiowych dla sprzedawców
   Kolejnym etapem rozbudowy systemu było zapewnienie wsparcia dla procesów naliczania poszczególnych elementów wynagrodzenia dodatkowego sprzedawcy. Celem tego etapu była obsługa procesu premiowania od etapu nadania konkretnych celów premiowych poprzez monitorowanie postępów realizacji tych celów, naliczenie premii, aż do wydruku polecenia zapłaty dla każdego ze sprzedawców biorących udział w procesie.
4. Segmentacja agentów
   Segmentacja agentów jako długoterminowy element zarządzania wzrostem i stabilnością sieci sprzedaży to jeszcze jeden proces biznesowy, który powinien być wspierany przez system. System na podstawie określonych kryteriów miał przydzielać wstępnie agenta do określonego segmentu i podsegmentu, przy czym propozycje te mogły być akceptowane bądź zmieniane przez kadrę zarządzającą na poszczególnych szczeblach struktury sprzedaży.

Jakie produkty SAS zostały wdrożone?

System Wspomagania Sprzedaży został zbudowany w oparciu o dedykowane narzędzie planistyczne SAS Financial Management. Produkt ten jest kompleksowym rozwiązaniem, które wspiera procesy planowania, budżetowania, konsolidacji i raportowania w firmie. System pozwala w krótkim czasie tworzyć precyzyjne plany sprzedażowe, budżety, raportować i analizować wyniki.
Narzędzie pozwala efektywnie zarządzać realizacją strategii finansowej firmy poprzez:

• wspomaganie procesu planowania i budżetowania,
  
• dostarczanie raportów, zestawów wskaźników i umożliwianie szczegółowej analizy danych,
  
• konsolidację różnego rodzaju danych, zgodną z określonymi standardami korporacyjnymi, regułami i procesami.

Dodatkowym atutem rozwiązania są komponenty, które pozwalają na sprawne zarządzanie i szybką integrację danych z różnych systemów źródłowych.

Podstawowe zalety SAS Financial Management to:

• dostęp do danych w trybie online,
  
• możliwość definiowania praw dostępu do funkcji, danych i udostępnianych raportów, w tym również integracja z istniejącymi mechanizmami autentykacji użytkowników,
  
• możliwość integracji z innymi systemami funkcjonującymi w organizacji, które mogą być źródłem danych lub słowników opisujących model biznesowy (np. aktualizacja struktury organizacyjnej na podstawie istniejących słowników),
  
• narzędzie posiada zestaw predefiniowanych zadań, które pozwalają na uproszczenie i skrócenie czasu zasilenia systemu danymi źródłowymi,
  
• wykorzystanie aplikacji MS Excel jako interfejsu, w którym użytkownicy biznesowi tworzą raporty, wykonują analizy i budują formularze planistyczne; umożliwia to skrócenie procesu implementacji rozwiązania, a także wykorzystanie wiedzy użytkowników,
  
• wsparcie dla podstawowych typów procesów planistycznych top-down oraz bottom-up z możliwością tworzenia procesów łączących te 2 typy,
  
• integracja rozwiązania z pocztą elektroniczną, dzięki czemu możliwa jest lepsza komunikacja np. w trakcie procesu planowania i budżetowania,
  
• integracja z innymi rozwiązaniami dostarczanymi przez SAS Institute, pozwalającymi np. tworzyć zaawansowane procesy prognostyczne, alokować koszty metodą ABC, czy zarządzać strategią firmy poprzez zintegrowane karty wyników.

W ramach rozwoju Systemu i udostępniania go w obszarze raportowania i analiz dla coraz większej grupy użytkowników, wykorzystano istniejące już wcześniej w organizacji narzędzie klasy BI – SAS Web Report Studio. SAS Web Report Studio jest aplikacją webową, którą każdy – bez względu na doświadczenie informatyczne – może wykorzystywać do przeglądania, modyfikacji i tworzenia raportów, zarówno na potrzeby własnych analiz, jak i udostępnianych publicznie. Użytkownicy biznesowi mogą interaktywnie, bez konieczności programowania, dotrzeć do potrzebnych im informacji.

Użytkownicy

Dostęp do wdrożonego Systemu Wspomagania Sprzedaży w obszarze planowania ma ponad 300 planistów ze wszystkich obszarów sprzedażowych PZU SA. Użytkownicy ci mają możliwość bezpośredniej edycji formularzy planistycznych oraz dostęp do szeregu raportów wspierających proces planowania w narzędziu SAS Financial Management. Dodatkowo użytkownicy ci wraz z grupą ponad 1 000 pozostałych użytkowników mają w ramach Systemu dostęp do szeregu szczegółowych raportów i analiz z obszaru sprzedażowego poprzez narzędzie SAS Web Report Studio.

Uzyskane korzyści

Pierwszy etap wdrożenia Systemu Wspomagania Sprzedaży trwał zaledwie 6 miesięcy. Już w pierwszych miesiącach od uruchomienia produkcyjnego można było odnotować realne korzyści, m.in.:

1. wzrost kontroli nad wynikami sprzedażowymi, a tym samym możliwość podejmowania szybko odpowiednich działań, dzięki dostępowi dla szeregu użytkowników do aktualizowanych na bieżąco (w trybie dziennym), wiarygodnych wielowymiarowych danych sprzedażowych w postaci predefiniowanych raportów bądź analiz ad-hoc do poziomu konkretnego sprzedawcy,
2. skrócenie do kilku dni w ciągu miesiąca czasu tworzenia precyzyjnych krótkoterminowych i długoterminowych planów sprzedażowych do poziomu sprzedawcy przy uwzględnieniu zmian, które zachodzą w strukturze sieci sprzedaży,
3. możliwość kontroli centralnie całego procesu od jego startu do zakończenia, co zwiększa efektywność całego procesu oraz pozwala śledzić konsekwencję zmian parametrów nim sterujących,
4. zwiększenie aktywności i motywacji agentów.