Beleidsmakers voorzien van de juiste, en straks ook voorspellende data, zodat beleid beter aansluit bij wat er in de praktijk in de gemeente speelt
KPI’s op verschillende thema’s inzichtelijk maken, zoals onderwijs, armoede, leegstand, veiligheid, sport
Direct de juiste stuurinformatie voorhanden
Gemeente Waalwijk heeft dit bereikt met gebruik van SAS software: SAS® Visual Analytics
Gemeente Waalwijk stap voor stap naar datagedreven werken
Hoeveel meldingen krijgen we van burgers? Hoe snel worden ze afgehandeld? En hoe zit het met het ziekteverzuim van onze medewerkers? Voor het antwoord op deze en andere vragen hebben de medewerkers van gemeente Waalwijk sinds kort afdelingsgerichte dashboards die prestaties op verschillende KPI’s inzichtelijk maakt. Deze dashboards zijn slechts een eerste stap, zegt Hans Snoeren, strategisch adviseur datamanagement bij de gemeente Waalwijk. “Nu ligt de focus nog op interne processen, maar we willen straks ook zicht krijgen op de mogelijke effecten van het gemeentebeleid voor de lokale samenleving. En we willen niet alleen achteraf dingen constateren, maar ook voorspellen.”
“De dashboards zijn een bruikbare tool die we op ieder moment kunnen raadplegen, ook op de mobiele telefoon. Als de wethouder belt, kan ik binnen een paar ogenblikken de gevraagde cijfers geven.” Glen van den Broek beleidsmedewerker activering en integratie gemeente Waalwijk
Enthousiasme creëren voor datagedreven werken
De ontwikkeling van dashboards was geen kwestie van een datatool inkopen, implementeren en uitrollen, stelt Snoeren. “Het moest eerst organisatiebreed gaan leven. Onze uitdaging was om het enthousiasme over datagedreven werken als een olievlek te verspreiden.”
En dan helpt het als je iets concreets laat zien, merkte Snoeren. Hij hield ruim twintig presentaties over het lonkende perspectief van het werken met data; over de potentiële meerwaarde daarvan voor beleidsontwikkeling en voor het nemen van beslissingen. “De meestgestelde vraag was of ik al een dashboard had. Ze wilden de mogelijkheden zien.”
Al snel bleek dat zelf ‘even’ een proefdashboard maken niet zou lukken, gezien de gelimiteerde personele capaciteit van de gemeente. “Gelukkig bood SAS een energieke uitgestoken hand.” Binnen een week na het eerste gesprek met SAS lag er een tastbaar product, een eerste versie die liet zien wat er in de praktijk mogelijk is. “Die snelheid zorgt ervoor dat je het enthousiasme bij de collega’s vasthoudt,” aldus Glen van den Broek, beleidsmedewerker activering en integratie bij de gemeente Waalwijk.
Altijd actueel
Mede daardoor heeft de gemeente Waalwijk nu de smaak te pakken. Zo is Van den Broek met het cluster Economische Zelfredzaamheid bezig om het nieuwe dashboard te integreren in het dagelijkse werk. “Dat lukt, het is een bruikbare tool die we op ieder moment kunnen raadplegen, ook op de mobiele telefoon. Als de wethouder belt, kan ik binnen een paar ogenblikken de gevraagde cijfers geven. Bijvoorbeeld het effect van een beleidsmaatregel op het aantal bijstandsuitkeringen.”
Het was een belangrijke eis dat de data actueel moeten zijn. Dat lukt. “Niet alleen de gemeentelijke data maar ook de data die externe partijen leveren zijn maximaal een maand oud”, zegt Van den Broek.
Inmiddels werkt de gemeente Waalwijk aan een waslijst van dataproducten, voor onder meer onderwijs, armoede, leegstand, veiligheid, sport. Soms komen er ineens actuele vragen op, bijvoorbeeld gerelateerd aan het financiële tekort op de jeugdhulp. Ook dan schakelt SAS moeiteloos mee met de vraag die de gemeente stelt. “Daardoor zijn we heel wendbaar en kunnen we makkelijk opschalen”, zegt Snoeren.
“We willen eerst zorgen voor voldoende data om überhaupt analyses te kunnen maken. Als we dat goed in de vingers hebben, gaan we experimenteren met AI-modellen.” Hans Snoeren strategisch adviseur datamanagement gemeente Waalwijk
Vertaalslag van visie naar praktijk
De geesten rijp maken voor een verandering in de bedrijfscultuur begint met een visie, in dit geval van de wethouder en van een teammanager. Vervolgens heb je mensen nodig die zo’n visie goed kunnen vertalen naar de praktijk. SAS vervulde daarin een sleutelrol, zegt Van den Broek. “Ze stelden de juiste vragen om onze behoeften scherp in beeld te brengen. Daarna kwamen ze met suggesties voor datatools die aansluiten bij de Waalwijkse ambities en omstandigheden.”
Snoeren vult aan: “Wat ik ook erg in SAS waardeer is dat ze norm snel schakelen. Welk thema we ook met hen bespreken - het sociaal domein, veiligheid, financiën – bij SAS begrijpen ze meteen wat de uitdagingen en de business cases zijn. En, ook niet onbelangrijk: hoe de use case eruit moet zien.”
Volgende stap is toevoegen van kunstmatige intelligentie
Op dit moment maakt de gemeente vooral beschrijvende analyses, denk bijvoorbeeld aan de leeftijdsopbouw, uitkeringen en gebruik van voorzieningen in een wijk. De volgende stap is die naar voorspellende en zelfs voorschrijvende analyses (predictive en prescriptive analytics). Zo ver is het nu nog niet, zegt Snoeren. “We willen eerst zorgen voor voldoende data om überhaupt analyses te kunnen maken. Als we dat goed in de vingers hebben, gaan we experimenteren met AI-modellen. Dan zou je op basis van de zojuist genoemde data bijvoorbeeld kunnen voorspellen in hoeverre de zorgvraag in een buurt zich op korte en langere termijn gaat ontwikkelen, zodat je daar gericht beleid op kunt maken.”
Iedere vooruitgang begint met een eerste stap
De gemeente Waalwijk is voortvarend uit de startblokken gekomen als het gaat om datagedreven werken. Tegelijkertijd nemen ze kleine, overzichtelijke stappen en vergeten ze niet om de organisatie daarin mee te nemen. Geheel in lijn met het advies van SAS: begin gewoon, laat medewerkers zien wat je met data kunt en creëer enthousiasme. De rest volgt dan vanzelf.
