Gemeente Waalwijk zet data in voor slim beleid en bestuur

Door de verschuiving van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van nationaal naar lokaal niveau, krijgen gemeenten steeds meer taken op hun bordje. Het verbeteren van de datakwaliteit en inzichtelijk maken van beschikbare informatie wordt steeds belangrijker. De gemeente Waalwijk pakt de koe bij de hoorns en maakt data beschikbaar voor bestuurders, beleidsmakers en burgers.

De gemeente Waalwijk heeft ruim 47.000 inwoners en een schat aan data. Tot voor kort was het voor zowel beleidsmakers als andere  gemeentemedewerkers niet altijd even gemakkelijk om eenduidige rapportages en informatie uit de software te krijgen. De voornaamste reden  hiervoor: een veelvoud van complexe en taakspecifieke applicaties, die vaak op zichzelf staan. Bovendien wordt de database-structuur steeds groter en complexer. “Voor heel specifieke vragen vanuit beleidsafdelingen of de gemeenteraad moesten we contact opnemen met een van de  leveranciers, omdat we alleen met een maatwerkoplossing de juiste informatie boven tafel konden krijgen,” vertelt Hans Snoeren, teammanager ICT gemeente Waalwijk. “We wilden dit proces sneller en efficiënter maken, en daarnaast niet langer afhankelijk zijn van dure consultants. Met SAS Visual Analytics losten we beide problemen op. Deze oplossing van SAS vormt als het ware een schil over de verschillende databronnen en applicaties en geeft interne medewerkers de mogelijkheid om zelf informatie te visualiseren in dashboards en hun beleid hierop af te stemmen.”

Van pilot naar beleid

Samen met SAS en partner Scamander is de gemeente Waalwijk afgelopen jaar een pilot gestart. In zes verschillende domeinen, van de afhandeling van facturen en vergunningverlening tot het verwerken van de meldingen openbare ruimte, werden in vijf maanden tijd dashboards ontwikkeld. Een bijzonder onderdeel was het sociaal domein, waar met de nieuwe gemeentelijke verantwoordelijkheden binnen de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) veel zaken veranderden. “De gemeente wil controle houden over de geldstromen die naar de WMO en de Jeugdzorg gaan. Deze data uit taakspecifieke applicaties halen en op een overzichtelijke manier presenteren, bleek een lastige klus. Met SAS hebben we het zakensysteem en de specialistische gegevens uit verschillende databronnen geïntegreerd en in één dashboard weergegeven,” licht Snoeren toe.

De gemeente is enthousiast over de extra mogelijkheden die SAS Visual Analytics biedt in vergelijking met de voorheen gebruikte taakspecifieke  applicaties. “We hebben nu veel meer ruimte om te spelen met data, tijdseenheden te kiezen en bepaalde meldingen op een kaart te plotten,” vervolgt Snoeren. De tooling van SAS gaf niet alleen interessante inzichten in de data, maar maakte ook duidelijk dat er aandacht nodig was voor de kwaliteit van de data binnen de gemeente. Ook dit pakte Snoeren met behulp van SAS aan. “Door datakwaliteit direct mee te nemen in dit proces hebben we een stevig fundament gelegd voor alle volgende stappen die we nemen.”  

Cultuuromslag

Na deze succesvolle pilot is besloten om het model van SAS structureel binnen de organisatie aan te bieden. “Medewerkers waren na deze eerste ervaringen met datavisualisatie zeer enthousiast. Het zette ze aan het denken: wat kun je allemaal nog meer inzichtelijk maken?,” vertelt Jeroen Horvers, system administrator. Hij vertelt over twee interessante zaken, te beginnen met ‘project hondenpoep’. Door de overlastmeldingen vanuit verschillende kanalen op een kaart en in de tijd te plotten, kon een buitengewoon opsporingsambtenaar met gerichte informatie op pad. Met de toevoeging van data over hondenbelasting, werd bovendien inzichtelijk of er wel genoeg belasting werd afgedragen in een specifiek gebied. “Als mevrouw Janssen voor de vierde keer belt over poep op de stoep, kunnen we deze informatie nu combineren met informatie uit meldingen via een app en van onze eigen medewerkers op straat. Hierbij is SAS een geweldig hulpmiddel, maar het gaat ons om een grotere verandering in de bedrijfsvoering. Beleid wordt nu gemaakt op basis van gevoel én data, dat vergt een cultuuromslag binnen de organisatie,” stelt Horvers.

Een ander mooi voorbeeld is het inzichtelijk maken van het factuurproces. “De pilot met SAS maakte duidelijk dat we in onze systemen kunnen terugvinden wanneer een factuur is ingevoerd en betaald, maar de daadwerkelijke afhandeltijd werd eigenlijk niet gemeten. Als bijvoorbeeld op vrijdagmiddag de factuur binnenkomt, kan het best tot maandagochtend duren voordat de postzak wordt geleegd en de facturen worden geregistreerd. Voor een goed inzicht moeten we nu het hele proces in kaart brengen, van postzak tot betaling. Met SAS hebben we nu een tool in huis om met de betrokken medewerkers het gesprek aan te gaan om het proces aan te passen en de afhandeling efficiënter en klantvriendelijker te maken,” stelt Horvers.

Toekomst

Bijzonder aan de samenwerking tussen SAS en de gemeente Waalwijk is het tempo waarmee de pilot werd aangepakt en uitgevoerd. “In vijf maanden hadden we een integraal dashboard over de totale bedrijfsvoering ontwikkeld. Mijn advies aan andere gemeentes is ook om niet eindeloos te praten, maar nu direct en klein te beginnen,” vertelt Jacob Ubbels, informatiemanager. “Grote complimenten gaan hierbij ook naar de medewerkers van Scamander en SAS, waarmee we samen aan deze oplossing hebben gewerkt. Hierdoor hebben we als gemeente echt iets zelf gemaakt. De oplossing van SAS geeft ons de mogelijkheid zelfstandig door te ontwikkelen. We kunnen onafhankelijk van de leverancier en op eenvoudige wijze nieuwe dashboards bouwen en uitbreiden naar onze wensen.”

En het houdt hier natuurlijk niet op, want de gemeente heeft interessante plannen voor de toekomst. “Het belangrijkste is dat we het momentum vasthouden en het enthousiasme voor het gebruik van data hoog blijft. Daarnaast zijn we bezig met het verbeteren van de datakwaliteit en het efficiënter inrichten van de processen zodat SAS ingebed wordt in de organisatie. Ook het gebruik van open data staat zeker op ons lijstje,” sluit Ubbels af.