Scopri i tuoi punti deboli nella prevenzione delle frodi fiscali

All'inizio il manager sottraeva solo piccole somme. In seguito, dopo aver testato e compreso quali fossero le soglie che avrebbero fatto scattare l'allarme, divenne sempre più audace e avido, sottraendo somme più consistenti attraverso aziende fittizie appartenenti ad amici e parenti. 

Qualcuno notò che la media delle transazioni stava aumentando, ma tale aumento fu attribuito alle condizioni del mercato durante il boom immobiliare e non si fecero ulteriori indagini. Per ben 15 anni nessuno scoprì le sue attività illecite e il manager riuscì a sottrarre 50 milioni di dollari.

E ora il colpo di scena: questo manager lavorava per un'agenzia fiscale, proprio quel tipo di organizzazione che dovrebbe essere tra le più attente alla prevenzione delle frodi.

Individuazione delle frodi interne

Per la maggior parte delle agenzie fiscali la priorità è impegnarsi duramente nella prevenzione delle frodi esterne. In tal modo, però, rischiano di trascurare altre tipologie di frode che avvengono proprio sotto il loro naso: i furti fatti dall'interno.

Nel nostro esempio, riguardante il rimborso delle imposte sugli immobili, le abituali procedure di controllo e tracciamento furono così carenti che nemmeno i revisori esterni riuscirono a intravedere lo schema. In 15 anni l'agenzia non si era accorta di nulla. Alla fine, la frode fu portata alla luce da un impiegato di banca insospettitosi davanti a un assegno di rimborso che gli era stato presentato per fare un versamento.

Purtroppo i supervisori di questo dipendente furono tutti licenziati, dato che il furto si era verificato durante i loro turni. Non avevano implementato gli opportuni controlli per prevenire le frodi, né segnalazioni per sventare i furti, o anche solo per intercettarli. Non sapevano di non sapere e ne fecero le spese perdendo il lavoro. Si trattava di dirigenti che lavoravano nell'agenzia da 20 anni.

Dopo quell'incidente, l'agenzia aumentò i controlli sul proprio sistema fiscale per prevenire questo tipo di frodi. Tuttavia, diversi anni dopo, un altro dipendente della divisione per la riscossione delle imposte fece una cosa simile con i rimborsi dell'imposta sul reddito individuale per un ammontare di 500.000 dollari. In questo caso, il sistema di segnalazioni automatizzate fornì indizi di irregolarità e un revisore contabile dalla vista aguzza si addentrò nelle ricerche.

Perché queste attività fraudolente andarono avanti per così tanto tempo prima che qualcuno se ne accorgesse? E, cosa ancora più importante, cosa si deve fare affinché non si ripetano?

Questi casi evidenziano i tre principali punti deboli delle agenzie fiscali nella prevenzione e nel rilevamento delle frodi: una scarsa attenzione al quadro generale, un sistema di segnalazioni debole e un'analisi superficiale dei dati disponibili.

Tappare le falle

Tappare le falle significa essere talmente concentrati sulle emergenze più evidenti da perdere di vista il quadro generale. Per esempio, essere pienamente concentrati sui furti d'identità e le frodi dei contribuenti, tanto da non rendersi conto di cosa stiano facendo i dipendenti. C'è forse qualcuno che si sta appropriando dei rimborsi sulle imposte o aiutando amici e parenti a ridurre in modo illecito il proprio carico fiscale?

Reporting debole

Non puoi cavartela dicendo che non ti eri accorto di ciò che stesse succedendo. Predisponi dei report analitici e statistici affidabili. Offri agli investigatori e al resto del personale la possibilità di generare i propri report, di reagire rapidamente agli avvisi, di indagare a fondo e di approfondire le tendenze che intravedono.

Il secondo truffatore sopra descritto è stato fermato prima – decine di milioni di dollari prima –, grazie ai report aggiuntivi e al rilevamento delle anomalie. Un valido sistema di analisi delle frodi (fraud analytics) lo avrebbe intercettato quasi subito.

Analytics limitati

I sistemi fiscali integrati sono molto efficaci nell'automatizzazione dei processi di dichiarazione e rimborso delle tasse, nonché nella gestione delle revisioni e delle riscossioni. Tuttavia, anche i sistemi con "modulo antifrode" hanno capacità di analisi limitate. Questi sistemi solitamente offrono una visione piuttosto ristretta, poiché verificano la dichiarazione dei redditi sulla base di semplici regole di business che definiscono ciò che è abituale o insolito. Tali regole potrebbero stabilire, ad esempio, che il totale delle detrazioni non debbano superare una certa percentuale del reddito imponibile.

Le regole di business possono rilevare frodi poco sofisticate, ma non riescono a individuare i numerosi problemi che richiedono l'uso di tecniche matematiche avanzate. I truffatori possono eludere facilmente le tecniche di rilevamento di base e talvolta sono aiutati da dipendenti in possesso di informazioni confidenziali sull'organizzazione.

Analisi avanzata per il rilevamento delle frodi

Utilizzando soluzioni di advanced analytics, come la modellazione predittiva, il rilevamento di anomalie e l'analisi della rete (network analysis), è possibile individuare più rapidamente gli indicatori delle frodi e mettere in atto misure di protezione per scoraggiare i truffatori. Ad esempio:

• La modellazione predittiva è in grado di identificare le dichiarazioni sospette in base agli schemi di compilazione conosciuti di truffatori comprovati. Ad esempio, un truffatore potrebbe presentare richieste di rimborso per importi di anno in anno più elevati, nel tentativo di trovare la soglia che fa scattare il controllo. L'analisi predittiva può individuare questo schema a scalare e valutare la probabilità di frode.
• Il rilevamento delle anomalie offrirà una risposta a domande quali: “Le singole detrazioni di questo contribuente si discostano da quelle di altri contribuenti della stessa fascia di reddito o della stessa area geografica?” oppure “La variazione mensile delle vendite lorde è ragionevole per questo tipo di attività?”. A differenza delle regole di business, per le quali è necessario sapere cosa si sta cercando, il rilevamento delle anomalie determina automaticamente quale sia la condizione 'normale' dei contribuenti appartenenti alla stessa fascia di reddito, segnalando tutto ciò che sembra anomalo.
• La network analysis (analisi della rete) rivela le relazioni esistenti tra i contribuenti, le dichiarazioni dei redditi, i consulenti fiscali, le attività commerciali, i dirigenti aziendali o altri responsabili. Le persone potrebbero essere collegate tra loro per mezzo di un indirizzo, un impiegato, un familiare, un conto bancario o qualsiasi altro elemento in comune. Nel caso di frodi da parte di insider, la network analysis può anche scoprire i legami con un dipendente che sta commettendo un furto o che sta aiutando altri a mettere in atto una truffa.

Non passare per quello che non si è accorto di nulla

Una reportistica di prim'ordine realizzata con strumenti di analisi per il rilevamento delle frodi (fraud detection analytics) non è più soltanto un qualcosa di “bello da avere”. È una necessità. Da questa potrebbero dipendere milioni di euro e persino il tuo lavoro. Scopri cosa c'è davvero nel vano motore dei tuoi sistemi fiscali e integralo, se necessario, con ulteriori analytics.

Le soluzioni per il rilevamento delle frodi fiscali basate sugli advanced analytics sono poco costose rispetto al sistema fiscale di base e possono essere implementate rapidamente tanto con i software legacy quanto con i sistemi moderni. Questo indispensabile livello di analisi si combina con i sistemi esistenti per creare un ecosistema che scoraggia i furti e protegge le entrate.