Gli Analytics per massimizzare l’assistenza sanitaria al paziente

La mission di un’azienda sanitaria è massimizzare il servizio reso al paziente, senza superare la soglia di sostenibilità economica delle prestazioni mediche e delle tecnologie associate. Gli analytics si dimostrano una chiave vincente per valutare le prestazioni degli operatori e la convenienza di ogni metodo assistenziale, disegnando una strategia di investimento corretta a beneficio dell’utenza. L’esperienza della Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli IRCCS rappresenta un esempio calzante di questo utilizzo filantropico delle soluzioni analitiche.

Attiva dal 1964, la Fondazione si attesta tra i maggiori centri ospedalieri italiani, con oltre 6.000 dipendenti e 1.600 posti letto. Nel 2018 sono stati trattati circa 50.000 pazienti oncologici. Il polo comprende 45 sale operatorie e 120 unità operative aggregate in sette macro-dipartimenti.

«Si tratta di una struttura di grandi dimensioni - racconta Marco Ciccozzi, direttore della U.O.C. Controllo di Gestione e Budget della Fondazione -, distribuita in un contesto logistico stratificato, con blocchi costruiti nel corso degli anni. La numerosità delle unità operative rende le attività di pianificazione e controllo gestionale complesse in quanto ogni unità – sotto il profilo economico gestionale - si presenta, nei fatti, come un piccolo ospedale che opera in una rete di ospedali. Tali complessità si esplicano sia in fase di programmazione e pianificazione sia in fase di rendicontazione. Basti pensare che ogni mese viene predisposto dalla mia struttura un conto economico per ogni unità operativa corredato di indicatori tipici di performance sanitaria ed aziendale».

Le attività analitiche del dipartimento di Controllo e Gestione

Formata da una squadra di sette analisti, l’U.O. guidata da Ciccozzi ha il compito di gestire l’intero flusso di dati provenienti dal Policlinico, traducendolo in indicatori economici e di performance. Il team è incaricato infatti di esaminare sia l’andamento finanziario della struttura sia l’outcome clinico, misurato, ad esempio, in termini di qualità della prestazione erogata o in base al tasso infezioni ovvero monitorando il tasso di mortalità post-degenza. L’Unità si occupa inoltre della predisposizione dei Budget annuali sia per le singole Unità Operative sia a livello di Ente.

«La mission della Fondazione - afferma Ciccozzi - è la massimizzazione dell’assistenza al paziente. Poiché l’ospedale è un’organizzazione senza scopo di lucro, la capacità di essere “data driven” potendo disporre di dati significativi in tempi rapidi, è tesa a modellare il controllo con il fine ultimo di ottimizzare le risorse a beneficio dell’utenza».

L’obiettivo dichiarato dal direttore è rendere sostenibili per l’ospedale - e quindi accessibili al paziente - le modalità assistenziali d’eccellenza che impiegano tecnologie avanzate ad alto costo.

«Ad esempio - prosegue - l’utilizzo della robotica nella chirurgia è estremamente oneroso e le tariffe previste dal servizio sanitario sono inadeguate al punto da non remunerare in alcuni casi neppure il costo dei “medical device”. Mi piace pensare che grazie alle attività svolte dalla mia Unità sia possibile individuare, attraverso l’analisi continua dei dati, un mix assistenziale economicamente sostenibile garantendo il migliore e più ampio accesso all’alta tecnologia in sanità al maggior numero possibile di pazienti».

Ottimizzazione della raccolta e gestione dei dati

L’identificazione delle soglie di sostenibilità, ed in generale le attività analitiche dell’U.O.C. Controllo di Gestione e Budget, richiedono alla base un solido sistema di data governance.

Per ottimizzare la fruizione dell’immenso patrimonio informativo aziendale costruito in decenni di storia, il Policlinico ha avviato nel gennaio 2019 un progetto per la migrazione sulla piattaforma SAS® Viya.

All’interno di un processo di trasformazione “epocale” dei sistemi informativi ospedalieri, connesso con l’adozione di un nuovo ed avanzatissimo sistema di gestione informativo ospedaliero, anche l’approccio alla gestione dell’informazione è stato recentemente cambiato: dalle unità operative vengono raccolti e convogliati al datawarehouse solo i dati grezzi, senza interferenze di pre-elaborazione di altri software e quindi con la garanzia di attendibilità; da qui vengono selezionate le informazioni pertinenti alle finalità analitiche.

La data visualization per la gestione di costi e prestazioni

L’accesso alle informazioni e agli insights analitici è stato potenziato grazie al software SAS® Visual Analytics, che permette la creazione di dashboard con indicatori personalizzabili in base alla tipologia di utente.

«SAS - spiega Ciccozzi - è uno strumento necessario per gestire la mole enorme di dati proveniente da tutto l’ospedale. Ogni unità operativa trasmette quotidianamente informazioni di varia natura. Non si tratta solo di dati economici, ma anche di informazioni sanitarie e aziendali con le quali costruiamo indicatori di performance in molti casi specifici. Ad esempio, nel caso della Radiologia, il numero di tratti per sala su turno, dei ratio specifici per procedure diagnostiche, i tempi medi di attesa per singola diagnostica, ecc».

Tutti questi dati vengono incanalati e gestiti attraverso la soluzione SAS.

«Una volta progettato il cruscotto - continua Ciccozzi -, grazie a una rappresentazione grafica di immediata comprensione, il visualizzatore fornisce un quadro di orientamento macro per comprendere la situazione; da qui si prosegue per effettuare analisi più approfondite da commentare con gli interessati del processo con l’ausilio di una reportistica specialistica».

I benefici delle soluzioni analitiche per analisti e medici

Negli ultimi sei mesi l’U.O.C. Controllo di Gestione e Budget ha lavorato per popolare i cruscotti customizzandoli interamente. Come racconta Ciccozzi, la realizzazione dell’iniziativa ha richiesto una strettissima collaborazione con la Direzione ICT: «Abbiamo fissato delle riunioni con cadenza settimanale, costruendo un percorso vincente. Grazie all’ottimo lavoro di squadra, il progetto è avanzato in tempi brevi e in modo proficuo, offrendo già importanti riscontri».

«Il grande vantaggio che stiamo sperimentando - precisa Ciccozzi - è la possibilità di avere dati in tempo quasi reale, che vengono aggiornati tutte le notti. Effettuiamo valutazioni ogni quindici giorni con la certezza di avere a disposizione informazioni sempre fresche e sufficientemente attendibili, che ci permettono di anticipare le analisi e intervenire in tempi rapidi. Nella situazione preesistente, il dato era disponibile – nella migliori delle ipotesi - un mese dopo, e, considerando che nel grande ecosistema del Policlinico correggere determinate situazioni richiede molto tempo, la tempestività ha una valenza ancora più importante».

Un altro aspetto interessante della soluzione SAS è la facilità di fruizione anche per i non addetti ai lavori: la visualizzazione grafica facilita la comprensione dei fenomeni e permette di creare un dialogo anche con il personale medico che normalmente non è avvezzo a leggere documenti analitici. «Grazie ai cruscotti che abbiamo progettato - asserisce Ciccozzi – siamo oggi in grado di correlare le singole procedure chirurgiche ai benchmark di riferimento, identificando eventuali scostamenti ed avviando in tempo utile utili processi di analisi interna che consentono al direttore di dipartimento di ragionare con dati significativi anche valutando i diversi approcci posti in essere dai singoli operatori medici.

L’intento ovviamente è teso sostenere un valido processo di autovalutazione finalizzato al miglioramento delle prestazioni. Il personale ha accolto positivamente i nuovi strumenti che diventano un mezzo per la verifica dei risultati anche delle nuove metodiche. Ad esempio, diventa possibile valutare se una determinata tecnologia medicale innovativa porta i vantaggi dichiarati dal produttore oppure risulta una spesa che non trova adeguata correlazione nei risultatii. Ancora una volta tutto viene declinato a beneficio del paziente».