L’analytique au cœur de la gestion de la COVID à l’hôpital

Après le premier pic de COVID-19, le CHU de Montpellier a misé sur les outils SAS pour anticiper les vagues suivantes et mieux gérer l’épidémie.

La première vague de coronavirus, début 2020, n’a pas été aussi violente en Occitanie que dans le Grand Est, mais elle a tout de même secoué le CHU de Montpellier, avec l’activation du Plan Blanc, une réorganisation des services autour de la COVID, la déprogrammation de nombreuses opérations…  

Réparties sur cinq sites principaux, les équipes du CHU ont appris « sur le tas » de cette maladie souvent déroutante, et sont sorties de cette première vague avec deux convictions. D’abord, qu’il y aurait d’autres vagues. Ensuite, qu’il était impératif de garder un temps d’avance sur l’épidémie pour pouvoir anticiper les hospitalisations et s’organiser au mieux, et permettre à tous les personnels (médecins, réanimateurs, infirmiers, urgentistes…) de travailler dans les meilleures conditions.

Pour cela, la solution était tout indiquée : il fallait recourir à l’analytique. 

De l’artisanal à l’analytique en 8 semaines

Le CHU de Montpellier travaille avec SAS depuis plusieurs années, et l’outil SAS^® Visual Analytics était déjà en place sur la plateforme SAS^® Viya^®. Restait à l’exploiter spécifiquement pour la gestion de l’épidémie, comme l’explique Caroline Dunoyer, responsable de l'unité de traitement d'information médicale : « Pendant la première vague de l'épidémie, nous avons utilisé des outils développés en interne pour fournir à la cellule de crise du CHU des éléments sur l'organisation des services, les approvisionnements, etc. Une fois le pic passé, nous avons proposé à SAS de transposer ce que nous avions construit artisanalement dans un outil pérenne ». 

Le module « Report Viewer » de SAS Visual Analytics a rapidement été choisi pour développer ensemble un véritable « Tableau de bord COVID », qui pourrait être utilisé dès la vague suivante. 

Un tableau de bord complet

Deux agents du CHU ont été mobilisés pour recueillir les besoins, construire les données et organiser leur extraction en vue d’un fonctionnement 24h/24 et 7j/7. Un vrai défi ! Les données utilisées sont mises à jour toutes les heures - contre une fois par nuit pour les extractions réalisées avant l’épidémie. « Pour le pilotage Covid, nous avions besoin d'un cadencement beaucoup plus rapide. Nous avons donc changé nos modes d'extraction et ciblé beaucoup plus finement les données », précise Caroline Dunoyer.

Le résultat : un tableau de bord complet de gestion de l’épidémie incluant des cartographies, permet de visualiser les données concernant les patients entrant à l’hôpital (âge, sexe, durée d’hospitalisation, pathologie…) ainsi qu’aux données liées à l’organisation interne du CHU : occupation des lits, évolution des entrées en hospitalisation et réanimation, niveau d’occupation des différents services et des personnels soignants… « C’est l’outil le plus opérationnel que nous ayons jamais produit ! » souligne Caroline Dunoyer. 

Un second tableau de bord dédié aux tests PCR

Dans un contexte tendu sur les ressources en personnel dans tous les hôpitaux, il était essentiel d’organiser au plus fin et redistribuer les ressources humaines et matérielles, soit le personnel soignant et les lits. Pour anticiper mieux encore, un deuxième tableau de bord dédié aux tests PCR a été mis en place, pour suivre à la fois le nombre de tests réalisés et le taux de positivité (analysé par tranche d’âge).

L’ensemble de ces cartographies a montré très clairement que la « deuxième vague » de COVID-19 était là dès le début du mois d’août 2020. Et qu’elle touchait aussi une population jeune qui avait été épargnée au printemps - jusqu’à l’hospitalisation pour certains, pour une durée néanmoins inférieure aux personnes âgées. 

L’analytique sur la table de la « cellule de crise Covid »

Le module Report Viewer de SAS Visual Analytics permet d’appréhender en un coup d’œil l’état des besoins actuels et futurs. Le tableau de bord est donc naturellement devenu un outil central de la « cellule de crise COVID-19 » au sein du CHU. Il facilite la prise de décision et l’organisation des services, et l’adaptation des capacités en fonction des besoins et des ressources disponibles (en analysant par exemple l’impact de la démographie des patients sur la durée de séjour). 

Largement partagé, l’outil contribue au pilotage de multiples activités de l’hôpital : les médecins, bien sûr, pour assurer le meilleur suivi possible aux patients, mais aussi les pharmaciens, pour anticiper la demande de produits spécifiques et éviter les pénuries de médicaments, ou encore le service d’hygiène qui surveille les contaminations chez les agents. 

Un outil partagé avec les partenaires du CHU

Le tableau de bord du CHU inclut également une dimension géographique, avec une cartographie des patients selon le découpage Iris de l’INSEE (« îlots » regroupés par zones de 3000 habitants environ). L’objectif : représenter le nombre de tests et leur taux de positivité pour chaque Iris. En croisant ces données avec celles des hospitalisations, l’équipe de Caroline Dunoyer peut détecter des zones particulièrement impactées, et envisager des actions préventives. « On discute avec l'agence régionale de santé [ARS] pour mettre en place des moyens ciblés sur certaines zones », confirme-t-elle. 

Ce tableau de bord COVID-19, mis en place en quelques semaines, a déjà permis de restructurer les circuits liés aux tests PCR au sein de l’hôpital. Avec deux filières de dépistage au lieu d’une seule, le nombre de tests a pu être augmenté sans encombrer les urgences, et le temps d’attente des résultats a été considérablement réduit. Conçu pour être évolutif, l’outil pourrait avoir encore de longs mois devant lui - et dévoiler de nouvelles potentialités...