Agence de la biomédecine

Partager l'information pour gagner en productivité
Un projet structurant mis en place par les équipes de consulting SAS

Chargée de faire appliquer les lois sur la bioéthique en France, l'Agence de la biomédecine s'appuie sur des données issues d'établissements agréés sur tout le territoire. La mise en place d'un serveur partagé permettra bientôt d'accroître la productivité de l'Agence, et notamment de mieux suivre les activités entrant dans son champ de compétence.

Créée en 2006, l'Agence de la biomédecine exerce ses missions dans quatre domaines hautement sensibles : le prélèvement et la greffe d'organes, tissus et cellules souches hématopoïétiques, la procréation médicalement assistée (PMA), l'embryologie et la génétique humaine. Son rôle est de promouvoir l'accès aux soins pour tous les patients, l'amélioration de leur prise en charge et de la qualité des soins proposés, dans le respect des règles de sécurité sanitaire, d'éthique et d'équité.
Dans ce cadre, l'agence assure notamment l'évaluation quantitative et qualitative des résultats des centres de greffe et des centres de PMA sur tout le territoire français et transmet ses avis aux agences régionales de santé, qui octroient les autorisations d'exercer. 

La donnée au cœur de l'évaluation des centres régionaux

« Notre mission de veille touche l'ensemble des informations disponibles dans les centres », explique Aurélie Deshayes, responsable du pôle Qualité des données. Les informations collectées font l'objet de plusieurs niveaux de contrôle avant d'être examinées dans le détail par des biostatisticiens. Ces derniers suivent plusieurs dizaines d'indicateurs. Ils émettent une alerte dès qu’un de ces indicateurs est hors norme, et examinent la situation avec des médecins de l’Agence pour mieux comprendre le phénomène et permettre au centre concerné de prendre d'éventuelles mesures correctrices. « Nous regardons aussi les centres qui obtiennent les meilleurs résultats, pour examiner leurs pratiques et les partager pour faire progresser l'ensemble des centres » précise Aurélie Deshayes, qui rappelle que l'enjeu est vital pour les patients: « au final, il s'agit par exemple d'accroître le taux de réussite des greffes, ou d'optimiser les résultats de FIV ».

Un changement d'infrastructure devenu indispensable

Les bases de données de l'Agence sont gérées par la Direction générale chargée de la politique médicale et scientifique. Les vingt utilisateurs (statisticiens et médecins épidémiologistes) sont répartis dans les trois directions métier et deux pôles transversaux.

Depuis la création de l'Agence, ces utilisateurs travaillaient en mode monoposte, chacun dans son domaine. Mais avec l'inflation des données recueillies (50 000 tentatives de FIV par an par exemple), cette infrastructure était devenue obsolète : malgré l'acquisition de postes plus puissants, certaines requêtes pouvaient prendre jusqu'à neuf heures !
« Changer de système était devenu crucial pour aller plus vite avec le même niveau de qualité », résume Aurélie Deshayes. D'autant plus que la nouvelle loi bioéthique de 2011 attribuait à l'agence de nouvelles missions, à budget constant. « Il ne s'agissait donc pas seulement d'améliorer la performance de la base de données, mais d'accroître notre productivité globale en travaillant autrement. »

Le choix d'un serveur partagé...

Après un audit des besoins par la société Keyrus, l'Agence a finalement opté pour la mise en place d'un serveur SAS partagé. Outre la mise en place du serveur, l'équipe consulting de SAS est intervenue en accompagnement du changement tout au long de la mise en œuvre : aide au pilotage du projet, rédaction de la documentation technique, formation à SAS® Enterprise Guide et assistance à la migration, associée à une documentation spécifique selon les pratiques des différents utilisateurs. 

… et d'une nouvelle organisation

En parallèle, une nouvelle gouvernance des données a été mise en place, ainsi que de nouveaux process qui décloisonnent les équipes d'utilisateurs. Quatre administrateurs (deux techniques, deux fonctionnels) ont été désignés, ainsi qu'un référent SAS, chargé d'animer la communauté d'utilisateurs du serveur. Un rôle d'autant plus important que chacun de ces biostatisticiens utilisait auparavant SAS en programmation directe sans utiliser SAS Enterprise Guide qui devient l'interface privilégiée pour exploiter les analyses réalisées avec SAS et diffuser les résultats de manière dynamique et sous des formes multiples (reporting, graphiques…) auprès de la communauté concernée.

Cette communauté se réunit tous les deux mois, pour évoquer un sujet de programmation SAS, résoudre les difficultés rencontrées et partager les bonnes pratiques. Elle propose aussi un plan de formation global pour l'Agence sur les outils analytiques, pour assurer une montée en compétence à la fois individuelle et collective. « Nous privilégions désormais la formation en intra proposée par l'éditeur, précise Aurélie Deshayes. Nous avons vu avec la formation à SAS Enterprise Guide que cela favorisait grandement l'assimilation des compétences ainsi que l'harmonisation des pratiques. »

Bénéfices attendus

Au total, un gain de 10% est attendu sur la productivité globale (mesurée en nombre de journées de travail). Cette économie viendra à la fois de la capacité de traitement du serveur et de l'optimisation des processus (avec l'automatisation de nombreuses requêtes), mais aussi de la nouvelle dynamique collective instaurée autour de l'outil - entre échanges informels et partage de programmes-types. « Une fois passée la migration, nous pourrons nous servir de l'outil pour aller plus loin et repenser ensemble notre façon de travailler. Cela nous ouvre des perspectives assez larges !  », conclut Aurélie Deshayes.