Cómo conocer el coste real, la eficiencia y la rentabilidad de cada actividad que realizas

La Empresa Municipal de Transportes de Madrid es una sociedad anónima, propiedad del Ayuntamiento de Madrid, encargada de la prestación del servicio de transporte público urbano mediante autobús en la ciudad de Madrid. Cuenta con una flota de 2.092 autobuses para explotar un total de 216 líneas, que prestan servicio los 365 días del año durante las 24 horas del día. Anualmente, recorren cerca de 100 millones de kilómetros y transportan entorno a 425 millones de viajeros.

El compromiso de la EMT es prestar un servicio público de transporte eficaz y eficiente con los más altos estándares de calidad. En ese sentido, la EMT está sometida a un continuo proceso de modernización y de mejora de su flota de autobuses y de sus sistemas y equipamientos de gestión.

Objetivo del proyecto

La EMT innova constantemente en la implantación y desarrollo de proyectos tecnológicos con los que se mejora la información y atención a sus clientes. Enmarcado en este enfoque innovador y en la modernización de sus sistemas de gestión, la EMT decidió reforzar sus sistemas de cálculo y control de costes y acometer un proyecto de gestión de costes basado en actividades. Para ello recurrió a SAS y a su solución SAS® Activity-Based Management.

El objetivo del proyecto era disponer de un sistema de costes preciso en el reparto y en el cálculo de los mismos, que permitiese a la EMT imputar con mayor exactitud todos sus costes directos e indirectos a las actividades realizadas y posteriormente traspasar los costes de las actividades a las líneas y autobuses. Con este proyecto la EMT no sólo ha conseguido información precisa sobre los costes y rentabilidad de sus líneas y autobuses, sino también sobre su propio funcionamiento gracias al conocimiento del consumo de recursos por las diferentes actividades.

Antes de poner en marcha este proyecto de Business Analytics, la Empresa Municipal de Transportes disponía de una información sobre sus costes menos detallada. Su sistema de control financiero le proporcionaba una información más agregada que no le permitía conocer en gran detalle cuál era la distribución de costes de su actividad general y cada uno de los procesos que la formaban. "Con la solución ABM de SAS logramos tener un conocimiento detallado de todos los costes, directos e indirectos, por actividad, lo que nos permite tomar mejores decisiones de negocio y dar un mejor servicio a los ciudadanos" afirma José David Pérez, Subdirector Financiero de la EMT.

Para la EMT es muy importante analizar la eficacia de sus procesos y conocer la rentabilidad de los servicios que presta. Con SAS ABM, la EMT puede identificar qué procesos están consumiendo más recursos o si alguna de las actividades que desarrolla tiene un coste muy elevado, así como realizar análisis comparativos de las actividades en los diferentes centros de operaciones.

El exhaustivo análisis de los costes que proporciona la solución SAS ABM ayuda a tomar mejores decisiones operativas, como por ejemplo, ampliar el número de autobuses en una línea concreta o a tomar decisiones que mejoren los servicios que presta y a la optimización de recursos. Este análisis antes era más superficial y no permitía un conocimiento preciso de los costes del servicio. "Por ejemplo, un tipo de autobús que aparentemente es más barato que otros modelos, puede que no sea rentable si analizamos el consumo anual que su uso genera en neumáticos. Esta información tan exhaustiva la obtenemos con la solución de SAS. Gracias a ella podemos identificar todos los costes, directos e indirectos que genera un determinado tipo de autobús" explica José David Pérez.

Para la EMT esto es estratégico ya que debe controlar tanto los costes directos de ofrecer un servicio (autobuses, combustible, etc) como los indirectos (electricidad, instalaciones, publicidad, personal etc.).

Un modelo analítico muy potente

El modelo de ABM diseñado por SAS para la EMT, está caracterizado por una gran flexibilidad y una gran potencia analítica que permite hacer comparativas de costes por diferentes variables tales como el modelo de autobús, por centro de operaciones, por líneas y franjas horarias, por la rentabilidad de esas líneas en cada franja horaria, por costes por vehículo, kilómetro recorrido o pasajero transportado, etc.

"La solución de SAS permite profundizar en el análisis del modelo de costes y descender al nivel de detalle que precisemos, desde el número de plazas que tiene un autobús, su marca y modelo y el tipo de combustible, hasta el análisis de las líneas en función del tipo de línea, su franja horaria, el día de la semana que estemos analizando, etc." explican desde la dirección financiera de la EMT.

La definición del modelo fue realizada a medida de las necesidades de la EMT por los expertos de SAS en colaboración con la Universidad de Málaga y con el apoyo de la EMT. Así por ejemplo se logró traspasar el coste de cada autobús a las líneas, con un driver específico que tiene en cuenta que un mismo autobús por ejemplo, puede trabajar para varias líneas. Los resultados del modelo son analizados por medio de cubos OLAP que permiten visualizar las diferentes variables numéricas por los diferentes ejes de análisis definidos en el modelo y operar con ellas, transformándolas, de forma muy sencilla, en informes periódicos muy visuales que servirán de ayuda para la toma de decisiones futura.

En la actualidad la EMT utiliza toda la información que obtiene de SAS ABM para generar tres tipos de informes: uno para la alta dirección, que aporta una visión amplia de los costes generales de la EMT y que proporciona información sobre la estructura organizativa así como de las actividades propias de explotación, otro dirigido a los directores de área interesados en conocer y analizar la rentabilidad de cada tipo de línea y el coste detallado por autobús y un tercero diseñado para ofrecer a los responsables de los centros de operaciones información de costes de las líneas que gestionan. Si bien, a través de la explotación de la solución SAS ABM y de los cubos SAS OLAP, la EMT puede acceder de modo sencillo a todo el conjunto de información de gestión que el sistema proporciona.

En base a esta información, la Empresa Municipal de Transportes conoce los costes de los servicios y actividades que realiza, lo que le permite mejorar la eficiencia de su gestión y mejorar las acciones que contribuyan a la optimización de recursos y ayuda a la toma de decisiones y así cumplir con su compromiso de prestar un servicio de transporte urbano de calidad.