Data helpt Justitie strenger op te treden tegen verkeersovertreders

De werklast verminderen en iedereen efficiënter laten samenwerken: dat zijn de belangrijkste uitdagingen die Justitie met data wil aanpakken. Hiervoor had de overheidsdienst een uniforme oplossing nodig in de vorm van een ‘crossborder dashboard’ dat alle informatie op een heldere manier weergeeft. Niet alleen helpt het de politie, parketten en andere actoren om hun processen te stroomlijnen, ze kunnen ook strenger optreden tegen overtredingen en criminaliteit.

In 2019 zat het aantal verkeersdoden in België na enkele jaren van beterschap opnieuw in de lift. Voor minister van Justitie Vincent Van Quickenborne was dit het signaal om de straffeloosheid in het verkeer aan te pakken en efficiënter op te treden tegen snelheidsovertreders. Dat is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan, want meer boetes verwerken vraagt ook om meer personeel en hulpmiddelen. Zo wordt er vandaag bijvoorbeeld voor snelheidsovertredingen vaak een tolerantiemarge toegepast om het aantal boetes te verminderen en de administratieve werklast binnen de perken te houden.

Hoe kan je inschatten wat strengere maatregelen zouden betekenen voor mensen die de bijhorende administratie van boetes moeten verwerken? Tot voor kort was dit nattevingerwerk voor Justitie. Men kon bijvoorbeeld één parket of politiedienst als uitgangspunt nemen en de resultaten daarvan naar een nationaal niveau extrapoleren. Gelukkig kan technologie dit intussen veel nauwkeuriger berekenen. De hoeveelheid informatie die je met artificiële intelligentie kunt verwerken, overtreft alle menselijke capaciteiten. De verschillende stakeholders van Justitie – denk aan het Openbaar Ministerie, de politiekorpsen, de regio’s – krijgen op die manier toegang tot duidelijke cijfers en inzichten die ze kunnen gebruiken om meer doordachte beslissingen te nemen.

‘Crossborder dashboard’

De FOD Justitie ging samen met SAS, al jarenlang de analytics-partner van de overheidsdienst, op zoek naar manieren om meer maturiteit te kweken en het gebruik van BI-tools te optimaliseren. In het voorjaar van 2018 werd gestart met de bouw van het prototype van een ‘crossborder dashboard’ dat ruim een jaar later in productie is genomen. Intussen heeft Justitie al meerdere dashboards gemaakt die cijfers en inzichten op een uniforme manier tot bij alle actoren brengen.

Een belangrijk obstakel voor het gebruik van analytics in overheidsinstanties zoals Justitie is het feit dat veel mensen automatisering nog steeds als een bedreiging beschouwen. Een dashboard moet hen daarom laten zien wat technologie echt voor hen kan betekenen, zodat ze beseffen dat data-analyse in de eerste plaats hun huidige kerntaken wil ondersteunen.

“We hebben eerst gevraagd naar de verschillende noden die spelers zien om hun dagelijks beleid uit te voeren. Al die inzichten hebben we dan in een concept of model gegoten”, zegt Tamara Van Der Elst”, statistisch analist bij de steundienst van het Openbaar Ministerie. Heel wat processen zijn inmiddels geautomatiseerd. Een proces-verbaal moet bijvoorbeeld nog wel worden opgesteld, maar daarna nemen automatische flows het over. De brieven en eventuele herinneringen worden naar de overtreders gestuurd, de matching van de betalingen wordt automatisch afgehandeld, etc.

Het zorgt er allemaal voor dat het administratieve werk bij het verwerken van een boete tot een minimum beperkt wordt. Toch blijven de gebruikers dankzij het overzichtelijke dashboard alle controle behouden en kunnen ze ingrijpen wanneer ze dat nodig vinden. Ze kunnen bijvoorbeeld opvragen hoeveel boetes er nog open staan of hoeveel betwistingen er zijn gebeurd.

Geen buikgevoel meer

Hoewel automatisering een stuk van de werklast wegneemt, blijft manuele arbeid tot op zekere hoogte wel nog noodzakelijk. De meeste verkeersboetes zijn onmiddellijke inningen, maar er komt toch altijd wat administratie bij kijken. Wanneer je bepaalde regels wil verstrengen, is het dus belangrijk om de impact op de werklast correct in te schatten. Je moet weten hoeveel extra personeel en middelen je nodig hebt voor je een beslissing in de praktijk brengt.

“Mensen luisterden vroeger naar hun buikgevoel en dat maakte het moeilijk om hen te overtuigen dat er wel degelijk voldoende capaciteit aanwezig is. Nu kunnen ze het zelf met hun eigen ogen op het dashboard zien en de kracht van data ervaren. Er is geen discussie meer mogelijk. Voor corona verwerkten we bijvoorbeeld 20.000 minnelijke schikkingen per jaar, intussen is dit zonder problemen opgevoerd naar 120.000”, zegt Vincent Floré, Senior Advisor & Liaison Officer bij de Minister van Justitie.

Tamara Van Der Elst vult aan: “Met het dashboard kan je heel dynamisch filteren. De tool maakt duidelijk wat er nodig is voor je een beslissing gaat implementeren op het terrein. Een minister kan bijvoorbeeld een werkpunt hebben, maar het moet ook haalbaar zijn voor de mensen die het idee moeten uitvoeren. Eigenlijk is het dashboard voor organisaties dus ook een soort hulpkreet om duidelijk te maken waar en wanneer er meer middelen of personeel nodig zijn.”

Intussen heeft het dashboard al voor verschillende oplossingen een bijdrage geleverd. Zo werd de oprichting van het nieuwe parket voor de verkeersveiligheid ondersteund door deze tools en maakte het mogelijk om het parlement te overtuigen van de noodzaak en voorgestelde aanpak. Dit nieuwe parket moet heel wat van de huidige dossiers overnemen en meer ruimte geven aan de andere parketten om zich op zwaardere overtredingen te focussen. Ook voor de invoering van een zone 30 in Brussel is naar data op het dashboard gekeken. En in navolging van het succes is er tijdens de pandemie op korte termijn zelfs een specifiek dashboard voor COVID-inbreuken ontwikkeld.

Streven naar meer adoptie

De toekomst biedt nog veel potentieel voor het inschakelen van predictieve modellen, maar in een volgende stap wil Justitie eerst het gebruik van de bestaande oplossingen optimaliseren. “Adoptie is momenteel de grootste uitdaging. Zeker leidinggevenden moeten de gewoonte kweken om wekelijks naar hun dashboards te kijken, zodat ze weten wat er in hun organisatie gebeurt”, zegt Vincent Floré.

Enerzijds zouden notificaties kunnen helpen om personen te verwittigen wanneer er afwijkingen zijn die hun aandacht vragen. Anderzijds moet ook opleiding ervoor zorgen dat mensen binnen de organisaties van Justitie leren hoe en waarom ze hun dashboard moeten gebruiken. En het helpt natuurlijk ook als mensen in rapportering zien dat ze dankzij de oplossing betere resultaten kunnen voorleggen, bijvoorbeeld door hun productiviteit te verhogen en meer boetes te verwerken.

Agile werken

Hoewel er nog een weg te gaan is, mogen we Justitie nu al een mooi voorbeeld noemen van een overheidsinstantie die stapsgewijs naar een slimmer gebruik van data evolueert. “Jarenlang kon Justitie niet veel cijfers voorleggen, maar nu zien we wel dat ze er zijn. We moesten ze alleen in een uniform systeem gieten dat voor iedereen werkt. De voorbije jaren hebben we de nodige maturiteit getoond om zo’n systeem te implementeren, nu moeten we de maturiteit hebben om de ingeslagen weg verder te zetten”, zegt Vincent Floré.

“Vroeger werkte iedereen op een eiland en was er geen sprake van een geïntegreerd verhaal”, gaat Tamara Van Der Elst verder. “Vandaag verbinden we met data en kunnen we heel agile werken. Er is veel meer wisselwerking tussen de verschillende stakeholders.” De oplossing heeft de manier van werken binnen Justitie dus aanzienlijk verbeterd. En hopelijk zal ook de (verkeers)veiligheid daar snel de vruchten van plukken. Of hoe we met data voor een veiligere samenleving zorgen …